In principio era la carta. E tenere in ordine fascicoli e faldoni non è mai stato facile. Ma anche il formato digitale ha i suoi difetti, come rivela una ricerca condotta nell’agosto 2010 da Symantec su 5.000 avvocati di Francia, Germania, Italia, Olanda, Sudafrica, Spagna, Svezia, Svizzera, Gran Bretagna e Emirati Arabi Uniti. I professionisti del settore giuridico riscontrano una grande difficoltà nel gestire l’ingente quantitativo di informazioni archiviate elettronicamente che oggi ricoprono un ruolo fondamentale, in quanto rappresentano una prova legale a tutti gli effetti. Tutti i legali interpellati hanno dichiarato di aver perso o ritardato una causa negli ultimi due anni, o di essere stati sanzionati da parte del tribunale o da parte di un organo di vigilanza, perché non sono stati in grado di individuare e fornire le Electronically Stored Information (Esi). Più della metà degli intervistati (51%), inoltre, ha ammesso di aver avuto problemi a identificare e recuperare le prove archiviate elettronicamente negli ultimi tre mesi. La ricerca, condotta in occasione del lancio di Symantec Enterprise Vault 9.0, una soluzione per l’archiviazione di e-mail e contenuti che aiuta le aziende ad archiviare, gestire e recuperare le informazioni, ha inoltre evidenziato che se da una parte la scarsa disponibilità di “prove digitali” può intralciare i procedimenti legali, dall’altra la capacità della tecnologia di identificare e raccogliere informazioni rilevanti tra milioni di file elettronici ha avuto un impatto estremamente positivo in numerosi casi: il 98% dei legali intervistati ha dichiarato che le “prove digitali” recuperate nel processo di e-discovery si sono rivelate essenziali per il successo dei procedimenti legali in cui sono stati coinvolti negli ultimi due anni e il 91% le reputano “fondamentali” o importanti per la propria attività quotidiana. Riguardo alla domanda su quale fosse la percezione del successo delle attività di ricerca tramite e-discovery applicata alla crescente quantità di Esi, la ricerca ha rivelato un potenziale distacco tra la preparazione percepita e le reali capacità: più del 69% degli intervistati ha dichiarato di essere “molto preparato” nel recuperare gli Esi relativi a cause importanti o a problematiche di conformità. Eppure, il 60% degli intervistati ha ammesso di aver incontrato delle difficoltà con la quantità di informazioni che ha dovuto ricercare; il 29% si è lamentato di non aver avuto abbastanza tempo per condurre indagini accurate; e il 24% ha dichiarato la carenza di una tecnologia sufficientemente sofisticata di e-discovery per effettuare una ricerca efficace. Quando è stato chiesto agli avvocati che tipo di aiuto si aspettavano, il 57% ha richiesto specificatamente “miglioramenti nella tecnologia di ricerca usata per individuare, conservare e processare le Esi” attraverso misure quali una nuova legislazione che regolamenti la presentazione delle prove in formato digitale o collaborazioni internazionali più forti. “Mettere insieme delle prove rilevanti per vincere una causa era decisamente difficile quando bisognava spulciare pazientemente centinaia se non migliaia di documenti cartacei – ha dichiarato Sharon White, Product Marketing Manager di Symantec – l’aumento dei dati elettronici implica che oggi gli investigatori hanno a che fare con milioni di file. La nostra ricerca evidenzia che nonostante i legali si sentano preparati, il fatto che abbiano tutti perso delle cause o dei processi a causa della difficoltà nel recupero di prove digitali dimostra la necessità di dover fare di più per ottenere risultati positivi nei procedimenti legali. La buona notizia è che i legali riconoscono come la tecnologia di e-discovery permetta di trovare una prova digitale in maniera efficiente, veloce e soprattutto gestibile”. (Caf)